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【DREAMJOBビジネスマナー講座 №50】

第三章 マナー・接遇

第一節 人間関係と話し方・聞き方

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(前回からの続き)

レベル2 秘書と人間関係

「謙虚な気持ちはトラブル回避の秘訣」

人間関係にトラブルはつきものです。それを避けるためには、謙虚な気持ちで接したり、常に相手の立場に立って考える習慣を身に付けておくことです。これは、人間関係を調整する役割がある秘書の心得でもあります。

①変化する人間関係にも素早く対応する。

多くの人と接する秘書は、人間関係を良好に保っていく役割があります。中級秘書は、上司の交替や新人の加入など職場環境の変化にも適切且つ迅速に対応する能力が求められるため、人や仕事、環境への対応にはより細かな気配りや配慮が必要になります。特に人への対応では、変化する人間関係をどのように処理するかが重要な課題となります。状況が変わってもトラブルを避け、好ましい人間関係をつくるように心掛けます。

<例>

1.人事異動で補佐する上司が替わったので、取り敢えずはこれまでと同じような仕事の仕方をし、注意された時点で上司の好みのやり方に変えるようにした。

A.これは間違いです。
上司が替わったときは、新しい上司の好みややり方に合った仕事の仕方をしなければいけません。そのためには、新しい上司の秘書をしていた同僚に、上司の人となりなどを聞いて、どのような仕事の仕方をすればよいかアドバイスを受けるようにしましょう。

2.上司に「S部長から資料を借りてきてもらいたい、この前会ったときに話してある」と言われた。そこで借りに行ったところ、S部長は外出中で秘書も「預かっていない」と言う。それで「あなたが当然預かっていると思いました」と話した。

A.これは間違いです。
S部長は在籍していると思って行ったのだろうが、部長は不在。それなら、当然秘書が預かっているものとして対応している。それは勝手な思い込みであり、思い込みを正当化するよううな言い方は不適当である。この場合は、「あなたが預かっているか、確認してから来ればよかった、出直してくる、申し訳なかった」と言わなければならない。このような勝手な思い込みを正当化しようとすると、人間関係を悪くするので注意しましょう。

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