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【DREAMJOBビジネスマナー講座 №51】

第三章 マナー・接遇

第一節 人間関係と話し方・聞き方

レベル2 秘書と人間関係

「謙虚な気持ちはトラブル回避の秘訣」

人間関係にトラブルはつきものです。それを避けるためには、謙虚な気持ちで接したり、常に相手の立場に立って考える習慣を身に付けておくことです。これは、人間関係を調整する役割がある秘書の心得でもあります。

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(前回からの続き)

②トラブルを避ける

職場内のトラブルとしては、新任上司とのトラブル、二人の上司に就く場合のトラブル、秘書同士のトラブルなどが考えられますが、トラブルを回避するためには次のようなことに留意しましょう。

・新任上司とのトラブル
新任上司とのトラブルの多くは、秘書側の心得違いに問題があるといえます。例えば、仕事の仕方に不満があると、新任上司と前任者と比較して批判的な態度をとるといったケースですが、次のことを心得ておきましょう。

1.新任の上司を早く理解する。上司の仕事内容だけでなく、総合的な人間像を把握する。
2.前の上司と決して比較ない。

・二人の上司間でのトラブル
一人の秘書が二人の上司に就く場合は、次のことを心掛けましょう。特に二人の仲がよくない場合は、衝突を避けるため調整役としての秘書の役割も重要になります。

1.両者に対してあくまで公平に接する。
2.それぞれの仕事のやり方に合わせる。
3.誰に対しても上司の噂話や人物評は控える。

・秘書同士のトラブル
秘書同士の人間関係を良好に保つことが、トラブル発生を抑える近道です。誰に対しても謙虚な気持ちで接し、まず相手の立場や気持ちを理解するように努めます。特に自分の仕事に「無責任なところはないか」、相手の秘書に対する「越権行為はないか」に留意しましょう。

<例>

1.取引先のM氏から懇親会に誘われたので、礼を述べた後「その日はまだ予定がはっきりしておりませんので、後ほどご連絡いたします」と言っておいて上司の指示を仰いだ。

A.これは正解です。
M氏と上司との関係があって誘われたのである。従って、上司の指示に従うのがよいことになる。しかしその場で「上司指示を仰いでから」という言い方は適当ではないので、このように「予定がはっきりしていないから」という返事をして、保留しておくのが良い対応となります。

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