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【DREAMJOBビジネスマナー講座 №62】

第三章 マナー・接遇

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(前回からの続き)

第二節 話し方・聞き方の応用

レベル1 報告の仕方

「『報告は事実だけを正確に述べる』のが鉄則」

報告を受ける側は、報告者が述べることは事実と信じています。もし、報告者が勝手な解釈や推論でものを言えば、聞き手は間違った情報を事実と信じてしまうことになります。このことは、よく心得ておく必要があります。

①報告の要領

報告をするときは、タイミングを考えてすることが大切です。上司の仕事が取り込んでいるときは避け、一段落したところを見計らって報告するようにします。
ただし、緊急を要するもの、特に上司が重視している件で悪い結果がもたらされたような場合は、一刻も早く報告することが重要です。上司はその結果によって、取るべき次の手段を早く指示する必要があるからです。報告に際しては、次のことに留意します。

・結論を先に話し、理由や経過説明は後から。
結論の次にその理由を話し、経過説明は最後にする。上司が求めているのは、まず結論である。結論だけ聞いて、後は聞かない場合もあることを心得ておく。

・事実をありのままに述べる。

・時制は過去形「でした」「ました」にする。

・具体的に話す。
重量や速度、距離、大きさなどは、比較できるようなものを例示すると分かりやすくなる。

・報告前に内容を正確に把握しておく。

・報告内容は、要領よく簡潔にまとめる。

<例>

1.報告することが幾つかあるときは、新しいものを先にして、古いものは後にする。

A.これは間違いです。
報告は、急ぐもの、重要なものを先に伝えるのが基本です。

2.説明会では新製品の特徴が強調されていたので、分かりやすいように自分の感想を交えて報告した。

A.これは間違いです。
特徴が強調されていたのなら、それをそのまま報告するのが正しい伝え方です。分かりやすくするためということであっても自分の感想を交えると事実の報告にはなりません。

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