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【DREAMJOBビジネスマナー講座 №63】

第三章 マナー・接遇

第二節 話し方・聞き方の応用

レベル1 報告の仕方

「『報告は事実だけを正確に述べる』のが鉄則」

報告を受ける側は、報告者が述べることは事実と信じています。もし、報告者が勝手な解釈や推論でものを言えば、聞き手は間違った情報を事実と信じてしまうことになります。このことは、よく心得ておく必要があります。

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(前回からの続き)

②報告のまとめ方

報告する前に報告内容を簡潔に分かりやすくまとめておくことが大切です。要点整理の方法として次のY・T・T方式、5W2Hがあります。

<Y・T・T方式>

Yesterday(昨日)、Today(今日)、Tomorrow(明日)の頭文字をとったもので、それをキーワードにしたまとめ方です。

Y-Yesterday-過去-結果の報告
T-Today-現在-現状の報告
T-Tomorrow-未来-将来の予測

<5W2H>

下表のように、英語の疑問詞を利用したまとめ方です。

When-いつ-日時
Where-どこで-場所
Who-誰が、誰を-人物
Why-なぜ-理由
What-何を-目的
How-どのようにして-手段
How much-いくらで-値段・経費

③報告の際の注意点

報告を受ける側は、報告者の言葉を信用して聞きます。従って、報告者が脚色したり自分流に解釈して話したことも受け手には全て「事実」として認識されることになります。事実だけを正確に伝えるためには、次のようなことに気を付けなければいけません。

・勝手な解釈や推測をしない。
・オーバーな表現や感情的な表現はしない。
・求められない限り、個人的な意見や感想は言わない。

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