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【DREAMJOBビジネスマナー講座 №64】

第三章 マナー・接遇

第二節 話し方・聞き方の応用

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(前回からの続き)

レベル2 説明の仕方

「分かりやすく説明するには図やグラフを利用する」

数値やデータなどを説明するときは、グラフにすると数字の推移や比較が一目で分かります。また、複雑な説明をする場合は、「フローチャート(流れ図)」や「関係図」などを利用して説明すると、聞き手は理解しやすくなります。

①説明の要領と手順

簡単なものは口頭でも済みますが、補足説明を要する込み入った内容を伝えるときには、メモや文書にまとめて説明するという工夫が必要になります。
以下の手順やポイントを押えておきましょう。

1.予告する:必要に応じて以下の項目を選択する。

・ナンバー/説明数を最初に告げる。
・アウトライン/概略を先に述べる。
・ポイント/主要点を述べる。

2.順序良く説明する:必要に応じて以下の項目を選択する。

・時間的配列/時の経過に従って話す。
・空間(場所)的配列/発生した場所ごとに話す。
・既知から未来への配列/相手が知っていることから、知らないことへと話を進める。
・重要度による配列/重要なものから順に話す。
・因果関係による配列/原因から結果へとつなげて話す。

具体的に説明する。
抽象的ではなく、具体的に話す。
重量や容量などは、比較できるものを例示する。
必要があれば、グラフや図表を見せる。

3.要点を繰り返す:説明の最後に、もう一度要点を繰り返す。

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